Как зарегистрироваться в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора: пошаговая инструкция

Любая компания или ИП, которые обрабатывают персональные данные (ПДн) сотрудников, клиентов или контрагентов, обязаны зарегистрироваться в реестре операторов персональных данных. Эта обязанность закреплена в Федеральном законе № 152-ФЗ «О персональных данных». Контролирует исполнение Роскомнадзор.

В этой статье вы узнаете, кто обязан регистрироваться, как проходит процесс подачи уведомления, какие документы нужны и чем грозит отсутствие регистрации.

Зачем нужна регистрация в реестре операторов ПДн?

Оператор персональных данных — это юридическое или физическое лицо, которое самостоятельно или совместно с другими лицами обрабатывает персональные данные. Даже если вы просто храните ФИО и телефон клиента, вы уже являетесь оператором.

Включение в реестр Роскомнадзора — это обязательное условие законной обработки персональных данных. Регистрация подтверждает, что вы:

• уведомили контролирующий орган о начале обработки ПДн;

• берете на себя ответственность за их защиту;

• соответствуете требованиям закона 152-ФЗ.

Кто обязан подать уведомление?

Регистрации подлежат:

• Юридические лица (ООО, АО и т. д.);

• Индивидуальные предприниматели;

• Самозанятые (в отдельных случаях);

• Образовательные учреждения, медицинские организации, риэлторы, агентства, интернет-магазины, HR-компании и т.д.

Даже если вы:

• храните данные сотрудников для трудоустройства;

• используете клиентские базы для рассылок;

• ведете CRM с контактами —
  вы обязаны подать уведомление в Роскомнадзор.

Когда регистрация не требуется?

Вы можете не подавать уведомление, если:

• обрабатываете персональные данные только в рамках трудового законодательства;

• не распространяете и не передаёте данные третьим лицам;

• не ведете автоматизированную обработку (всё — только на бумаге);

• данные не подлежат трансграничной передаче.

‼️ Важно: даже в этих случаях Роскомнадзор рекомендует подать уведомление для подстраховки, т.к. трактовки могут быть спорными.

Шаг за шагом: как зарегистрироваться в Роскомнадзоре

Шаг 1. Подготовьте данные

Вам потребуется информация:

• Полное наименование и реквизиты организации или ИП;

• Цели обработки персональных данных;

• Категории субъектов (сотрудники, клиенты, пользователи сайта и т.д.);

• Категории обрабатываемых данных (ФИО, телефон, паспорт, адрес, фото и др.);

• Правовое основание для обработки (договор, закон, согласие и др.);

• Меры защиты ПДн;

• Информация об информационных системах (если есть).

Шаг 2. Подайте уведомление

✅ Способ 1: через портал Роскомнадзора

1. Перейдите на сайт pd.rkn.gov.ru.

2. Выберите «Уведомление об обработке ПДн» → «Подать уведомление».

3. Заполните онлайн-форму.

4. Приложите электронную подпись (ЭЦП) — потребуется для подтверждения.

5. Отправьте форму.

✅ Способ 2: через Госуслуги для бизнеса (ЕСИА)

1. Авторизуйтесь через бизнес-аккаунт;

2. Перейдите в раздел «Роскомнадзор → Уведомление оператора ПДн»;

3. Заполните и подпишите уведомление онлайн.

✅ Способ 3: Бумажный вариант

• Скачать форму уведомления с сайта Роскомнадзора.

• Заполнить вручную.

• Отправить заказным письмом или сдать лично в территориальное управление Роскомнадзора.

Шаг 3. Дождитесь включения в реестр

Срок рассмотрения — до 30 календарных дней. После проверки Роскомнадзор:

• Присвоит регистрационный номер;

• Внесет оператора в реестр (публичный, доступен на сайте);

• Отправит подтверждение на электронную почту.

Какие ошибки допускают чаще всего?

❌ Указаны неполные категории данных (например, забыли указать ИНН, паспорт).
❌ Не указана цель обработки или она формальна ("в рамках деятельности").
❌ Не описаны меры защиты ПДн.
❌ Не предоставлена информация о системах хранения и обработки.

⚠️ Все ошибки могут привести к отклонению уведомления или административной проверке.

Чем грозит отсутствие регистрации?

Согласно КоАП РФ, предусмотрены следующие штрафы:

Роскомнадзор активно проводит внеплановые проверки, особенно — по обращениям граждан или конкурентов.

Как часто нужно обновлять сведения?

Если в вашей компании изменились:

• цели или способы обработки;

• перечень данных;

• категории субъектов;

• адреса офисов или серверов;

Вы обязаны в течение 10 рабочих дней подать обновлённое уведомление.

Что ещё нужно сделать после регистрации?

После включения в реестр оператор ПДн должен:

1. Разработать Политику обработки ПДн и разместить её на сайте;

2. Назначить ответственного за защиту персональных данных;

3. Разработать и утвердить локальные акты (положение, журналы, приказы);

4. Провести инструктаж сотрудников;

5. Обеспечить техническую защиту информации (антивирус, резервное копирование и т.д.);

6. Вести учёт обращений субъектов персональных данных.

Заключение

Регистрация в реестре операторов персональных данных — это не просто формальность, а обязательное требование закона. Даже если вы обрабатываете минимальные сведения о клиентах, важно легализовать эту деятельность. Это позволит избежать штрафов, повысит уровень доверия со стороны клиентов и снизит риски при проверках.

Если вы не хотите разбираться во всех нюансах самостоятельно — доверьте регистрацию специалистам. Это быстро, безопасно и юридически грамотно.